Das papierlose Büro
Geschrieben von vo0r | Allgemein | Geschrieben am 26-01-2013 | 326 views
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Das papierlose Büro ist zweifellos der heilige Gral des Prouktivitätsmanagements, sowie der große Traum eines jeden Büroarbeiters. Seit Beginn des Computerzeitalters wird es versprochen, im Ergebnis scheint es aber trotz aller Bemühungen um Digitalisierung in immer weitere Ferne zu rücken. Die immer höher werdenden Papierberge beweisen das eindrucksvoll.
Drei Gründe für das papierlose Büro
Dabei spricht vieles dafür, das papierlose Büro anzustreben:
1. Papier ist ineffektiv. Dank der Digitalisierung von Dokumenten lässt sich viel Arbeitszeit einsparen, da das Suchen und Archivieren am PC einfach schneller geht, als “per Hand”. Darüber hinaus lassen Aktenordner und Papierberge Arbeitsplätze schnell unordentlich wirken und damit Arbeitsprozesse verlangsamen.
2. Papier ist teuer. Betrachtet man die Kosten, die die immensen Papierberge, die in Büros und Arbeitsräumen entstehen, fallen sofort die Beträge ins Auge, die für Bürobedarf (Zum Beispiel Karteikarten oder Druckerpapier) aufgewendet werden. Dabei sollte auch der Platz, den Aktenschränke einnehmen in die Rechnung aufgenommen werden. Hinzu kommt die Notwendigkeit, eines Ordnungssystems, das schnell Kosten verursachen kann.
3. Papier ist nicht nachhaltig. Natürlich spielen Umweltaspekte für betriebswirtschaftliche Kalkulationen nur eine untergeordnete Rolle. Dennoch sollte auch der Tatsache Beachtung geschenkt werden, dass der ökologische Fußabdruck, den ein Büroarbeiter hinterlässt, mit jedem bedruckten Blatt Papier tiefer wird. Wo Papier nicht zwingend erforderlich ist, sollte deshalb dringend darauf verzichtet werden.
Anstrengungen, die sich lohnen
Die Gründe, die für ein papierloses Büro sprechen, sind allgemein einleuchtend und kaum strittig. Dennoch kommt in der Realität kaum ein Büro über die hergebrachte Form des Wirtschaftens nicht hinaus. Doch warum ist das so? Auf der einen Seite gibt es natürlich Arbeitsbereiche und Berufsfelder, die kaum auf Papier verzichten können. Ärzte und Notare etwa sollten stets die Unterlagen zu Patienten und Klienten griffbereit haben, ohne sich der Gefahr eines Datenverlusts durch eine EDV-Panne auszusetzen.
In anderen Bereichen aber, etwa auf Ämtern oder in Verwaltungen, scheint das papierlose Büro nur Vorteile mit sich zu bringen. Dennoch scheuen sich viele Arbeitgeber Schritte in diese Richtung einzuleiten. Der Grund dafür ist sicher in den Kosten zu finden, die für die Umstellung anfallen. Schließlich muss dafür zunächst adäquate Software angeschafft werden, es wird unter Umständen eine Einarbeitung der Mitarbeiter notwendig, vielleicht muss gar im Hardwarebereich aufgerüstet werden. Außerdem muss Zeit eingeplant werden, die die Digitalisierung bestehender Dokumente verschlingt.
In den Chefetagen sollte trotz dieser Kosten die Einsicht einsetzen, dass sich die anfänglichen Kosten durch Steigerung der Effizienz und Einsparungen sukzessive amortisieren und schließlich in einen Gewinn umkehren. Dann kann der Traum vom papierlosen Büro auch Wirklichkeit werden.


